Så hanteras din e-post till kommunen

Här informerar vi om vår behandling av personuppgifter i e-post.

Personuppgifter är all information som kan kopplas till en enskild levande person – direkt eller indirekt. När och hur personuppgifter får användas regleras bland annat i dataskyddsförordningen (GDPR). Timrå kommun är personuppgiftsansvarig för de uppgifter medarbetarna hanterar.

Samarbete kräver behandling av personuppgifter

Kommunen samarbetar med många och behandlar även personuppgifter kopplat till detta, ofta via mejl. Det kan bland annat vara; namn, kontaktuppgifter och uppgifter kopplat till en persons tjänst.

Den rättsliga grunden för detta i GDPR är flera, kommunen har många lagar att förhålla sig till. De uppgifter kommunen samlar in används endast för detta ändamål och bara så länge det är nödvändigt. Timrå kommun har en gallringsplan för hur vi ska behandla vår e-post samt hur länge mejlen ska finnas kvar i systemen.

Personuppgifter är ofta allmänna handlingar

Som svensk kommun omfattas Timrå kommun av offentlighetsprincipen. Det innebär att alla handlingar, inklusive personuppgifter, som inte är arbetsmaterial är allmänna handlingar, och kan komma att lämnas ut till den som begär det. I vissa fall kan dock uppgifter anses vara sekretessbelagda och lämnas därför inte ut.

Kontakt

Har du frågor om vår behandling av personuppgifter, eller vill använda dig av dina rättigheter, kontakta vårt dataskyddsombud.

E-post: dataskyddsombud@timra.se

Personuppgiftsansvarig: Timrå kommun

E-post: timra.kommun@timra.se

Telefon: 060-16 31 00

Organisationsnummer: 212000-2395

Är du inte nöjd med vår behandling av personuppgifter kan du vända dig till Datainspektionen.

Vad säger vår gallringsplan?

Kommunen har en beslutad gallringsplan för så kallad tillfällig konversation. Där ingår bland annat; e-post, lync/skype, sms. Denna plan håller just nu på att arbetas in i respektive nämnds dokumenthanteringsplan.

I gallringsplanen står det bland annat följande om inkommen e-post;

E-post av betydelse ska registreras i respektive verksamhetssystem och därefter omgående gallras från e-postlådan.
E-post av tillfällig betydelse ska omedelbart gallras.
E-post som föranleder någon åtgärd ska hanteras på lika sätt som e-post av betydelse.
E-post som ej berör kommunens verksamhetsområde ska vidarebefordras eller returneras till avsändaren och därefter gallras ur e-postlådan.

Den spårinformation som sparas på våra servrar, e-postloggar, gallras med 30 dagars intervall.

Kontakt

Länkar

Sidan uppdaterad 2021-10-19